So reisen Geschäftsleute heutzutage – sicher, bequem und stressfrei

Wenngleich Dienstreisen nach einer willkommenen Abwechslung klingen –  für viele Arbeitnehmer sind Dienstreisen oft mit sehr viel Stress und Arbeit vor, während und nach der Reise verbunden. Denn eine Dienstreise beginnt und endet nicht mit der eigentlichen Reise – Hotel und Transportmöglichkeiten müssen im Vorfeld gebucht werden, während die Reisekostenrückerstattung viel Zeit in der Nachbearbeitung in Anspruch nimmt. In den meisten Fällen strecken Dienstreisende nämlich zuerst die gesamten Kosten vor und fordern diese nach Abschluss der Reise zurück. Doch mit Firmenkreditkarten können Dienstreisen sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bequemer, stressfreier und sicherer gestaltet werden.

Kostenübernahme der Dienstreise

Unabhängig von der Dauer und der Art der Dienstreise, fallen bestimmte Reisekosten an. Obwohl viele Arbeitnehmer davon ausgehen, dass die Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden – gesetzlich geregelt ist die Übernahme nicht. Doch da die Kostenübernahme zu einer höheren Zufriedenheit unter den Mitarbeitern führt und die Steuerlast des Unternehmens vermindert werden kann, übernehmen die meisten Arbeitgeber die gesamten Reisekosten. Da sich die Kostenübernahme aber von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden kann, sollten die jeweiligen Rahmenbedingungen in jedem Fall vor dem Antritt der Dienstreise geklärt und schriftlich festgehalten werden. Selbst wenn die Kosten im Endeffekt vom Arbeitgeber übernommen werden – in den meisten Fällen strecken die Arbeitnehmer die Ausgaben zuerst aus eigener Tasche vor und fordern die Reisekosten über eine Reisekostenabrechnung zurück.

Firmenkreditkarten auf Dienstreisen

Die Reisekostenabrechnung erfordert oft sehr viel Zeit und kann den Arbeitnehmer belasten. Firmenkreditkarten, die mit dem Geschäftskonto verbunden sind, können diesen Schmerzpunkt auflösen. Doch Arbeitgeber sträuben sich oft davor, Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte anzuvertrauen. Das liegt meistens daran, dass das Unternehmen lediglich eine zentrale Firmenkreditkarte oder eine Firmenkreditkarte pro Abteilung besitzt. Wird diese Karte den Dienstreisenden mitgegeben, kann dies zu Problemen bei anderen unternehmerischen Abläufen führen. Außerdem besteht ein erhöhtes Sicherheitsrisiko, da einerseits kein Überblick über die Ausgaben während der Dienstreise besteht, und andererseits ein hohes Verlustrisiko besteht. Hier kommen moderne FinTechs wie Moss ins Spiel: die Ausgabenlösung ermöglicht es, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens blitzschnell unendlich viele Firmenkreditkarten für einmalige oder wiederkehrende Ausgaben erstellen können. Alle Karten sind dabei mit dem Geschäftskonto verbunden und mit einem bestimmten Limit und Zweck versehen. So kann beispielsweise eine einmalige Kreditkarte für die nächste Dienstreise in ein paar Klicks erstellt, mit dem nötigen Limit ausgestattet und dann flexibel von den Mitarbeitern verwendet werden.

Vorteile von modernen Firmenkreditkarten

Lückenlose Dokumentation

Ob Verpflegungskosten, Nächtigungskosten oder Reisenebenkosten: Während einer Dienstreise fallen verschiedene Aufwände an. Die Reisekosten werden dabei meist mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet. Für die Rückerstattung und anschließende steuerliche Geltendmachung von Seiten des Arbeitgebers braucht es dafür Nachweise der Kosten in Form von Belegen. Fehlende oder verlorene Belege können sich hier als großen Stressfaktor herausstellen. Eine Ausnahme stellt der Verpflegungsmehraufwand im In- oder Ausland dar, welcher stets über Pauschale abgerechnet werden muss und für den es keine Nachweise braucht. Besitzen Mitarbeiter aber eine eigene Kreditkarte, können sie bequem alle anfallenden Kosten mit der Karte begleichen – so sind alle Ausgaben dokumentiert. Bei Moss werden die Dienstreisenden nach einer Ausgabe zusätzlich dazu aufgefordert, zugehörige Belege per Foto zu digitalisieren. Fehlt ein Beleg, wird eine automatische Erinnerung ausgesendet. So sind alle Transaktionen und die zugehörigen Belege stets vorhanden und zentral einsehbar.

Keine Spesenabrechnung

Das Taxi zum Flughafen, das Ticket für den Flug, das Mittagessen mit dem Kunden: beinahe alle Kosten, die während einer Dienstreise anfallen, können heutzutage bargeldlos beglichen werden. Sind Mitarbeiter mit eigenen Firmenkreditkarten ausgestattet, muss es somit nie wieder zu privaten Barauslagen kommen. Mitarbeiter können bei modernen Anbietern wie Moss für jeden Zweck eine eigene Kreditkarte anfordern und mit dem nötigen Limit versehen. Die Kreditkarte muss dann nur einen einmaligen Freigabeprozess durchlaufen. Da alle Ausgaben über die Kreditkarte getätigt werden und es zu keinen privaten Barauslagen kommt, kann die Dienstreise ohne lange Nachbearbeitung und ohne Spesenabrechnung abgeschlossen werden.

Höchste Flexibilität und Sicherheit

Dank der weltweiten Akzeptanz und Sicherheit gehören Kreditkarten seit Jahren zu einem der beliebtesten Zahlungsmittel auf Reisen. Mitarbeiter haben mit der eigenen, dedizierten Firmenkreditkarte die Möglichkeit, innerhalb des verfügbaren Rahmens komplett frei und flexibel zu agieren. Durch die festgelegten Limits laufen Unternehmen nicht Gefahr, dass das Budget während einer Dienstreise überschritten wird und die Ausgaben erst am Monatsende aufscheinen. Die Kreditkarten von Moss können dabei zudem in Echtzeit von den Finanzverantwortlichen eingesehen werden, wodurch alle Transaktionen im Blick bleiben und bei verdächtigen Aktivitäten sofort gehandelt werden kann.

Fazit

Mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter werden Dienstreisen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einfacher gestaltet. Dank der Möglichkeit von modernen FinTechs, unendlich viele Kreditkarten zu erstellen, können Mitarbeiter für die nächste Dienstreise eine Karte in ein paar Klicks beantragen, diese mit dem nötigen Limit versehen und dann komplett frei handeln. Alle anfallenden Kosten können mit der Kreditkarte sicher beglichen werden – ganz ohne private Barauslagen. Letztlich ist garantiert, dass alle Ausgaben der Dienstreise lückenlos dokumentiert sind und Belege durch die direkte Digitalisierung nicht verloren gehen können.

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