Virtuelle Datenräume spielen nicht nur für IT-Unternehmen eine Rolle. Zunehmend sind sie in zahlreichen Industriezweigen wie der Immobilienbranche oder bei Versicherern aufzufinden. Dafür gibt es gute Gründe: Mithilfe von VDR lässt sich ein Mehr an Effizienz und Sicherheit erreichen. Durch die steigende Nachfrage hat sich jedoch das Angebot am Markt enorm vergrößert. Die Auswahl an Anbietern überfordert viele. Wir wollen an dieser Stelle Abhilfe schaffen und der Frage nachgehen: Was macht einen guten Datenraum aus? Und: Wie finden Sie den passenden Anbieter?
Übersicht
Was sind virtuelle Datenräume?
Hier eine kurze Datenraum Definition: Ein virtueller Datenraum (kurz: VDR) ist ein Online-Speicherort – eine Cloud. Hier lassen sich Dateien (zumeist digitalisierte Dokumente) hochladen und anschließend für andere Personen freigeben. Die Nutzerverwaltung ist ein zentraler Aspekt von VDR. Dies macht es möglich, darüber zu bestimmen, wer auf welche Unterlagen zu welchem Zeitpunkt Zugriff hat. Darüber hinaus lässt sich definieren, auf welche Weise Nutzer mit den Dokumenten interagieren können. Soll im Rahmen einer Unternehmensfusion beispielsweise relevanten Personen Zugriff auf steuerliche Unterlagen vergeben werden, kann Nutzern die passende Rolle zugewiesen werden.
Was Datenräume von anderen Cloud-Services abhebt, ist ihre digitale Infrastruktur. Anbieter für VDR sind auf Compliance und Datenschutz spezialisiert. Sie halten die europäische Datenschutz-Grundverordnung ein und gehen zumeist über die rechtlichen Mindeststandards hinaus.
Welche Rolle kommt den Datenräumen zu?
Wie bereits erwähnt, kommt VDR in vielen Bereichen zum Einsatz. Dazu zählen vor allem:
- M&A (Fusionen und Übernahmen)
- Due Diligence
- Partnerschaften
- Produkteinführungen
- Kapitalbeschaffung und Investorensuche
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Finanzprüfungen
- Rechtsstreitigkeiten
Virtuelle Datenräume kommen in vielen Bereichen zum Einsatz: bei Versicherern, in der Immobilienbranche, Anwaltskanzleien, in der IT etc. Kleine Unternehmen, KMUs sowie Großkonzerne greifen gleichermaßen auf digitale Cloud-Lösungen zurück, um den modernen Datenschutz-Herausforderungen zu genügen. Überall dort, wo viele Unterlagen mit sensiblen Informationen verwaltet werden müssen, kann sich der Einsatz eines VDR lohnen.
Die Vorzüge virtueller Datenraum Anbieter
Die steigende Beliebtheit der VDR kommt nicht von ungefähr. Die Vorzüge liegen auf der Hand:
- zentrale, sichere Verwaltung zahlreicher Dokumente mit sensiblen Inhalten
- Skalierbarkeit an jede Unternehmens- und Projektgröße
- kein Papierverbrauch und ökologischer Beitrag
- den Umgang von vertraulichen Daten gemäß europäischer Datenschutzstandards
- gesteigerte Effizienz in der Organisation
- Vertrauen und Transparenz bei Partnerschaften und Fusionen
- geringerer Personalaufwand und gesenkte Kosten
Unterschiede der Anbieter für VDR
In die letzten ein bis zwei Jahrzehnten hat sich das Angebot für virtuelle Datenräume enorm vergrößert. Inzwischen gibt es hunderte von Plattformen. Sie versuchen alle, sich mit ihrer Liste an Features, ihrer Infrastruktur und guten Preisen vom Markt zu differenzieren. In welcher Hinsicht sich die Datenraum Anbieter dabei am meisten unterscheiden und auf welche Eigenschaften Sie besonders achten sollten, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.
Funktionen
Der größte Unterschied zwischen VDR-Anbietern liegt in ihrem Angebot an Features. Kunden müssen sich im Vorfeld klar machen, welche Funktionen ihnen wichtig sind. Nicht jedes Projekt bedarf einer Wasserzeichenfunktion oder Künstlicher Intelligenz. Eine Auswahl typischer Features für Secure Data Room liest sich so:
- Aktivitätsprotokolle (z. B. Audit Trails)
- Zertifikate wie SOC 1/2/3 und ISO 27018
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
- Datenverschlüsselung
- IP-Filter
- Wasserzeichen
- Künstliche Intelligenz
- Blaupausen für Ordnerstrukturen
- Kommentarfunktionen (für Q&A)
Neben der reinen Funktionalität einer Plattform sind die implementierten Sicherheitsstandards von großer Bedeutung. Zwar halten sich alle VDR-Anbieter an geltendes, hiesiges Recht. Das bedeutet jedoch nicht, dass keine Unterschiede darüber hinaus existieren. Einige Plattformen bieten weit mehr, als es das Recht oder die DSGVO erfordert.
Cloud-Speicher
In der Planung eines Projekts sollte eine Schätzung über den benötigten Speicherplatz erfolgen. Anbieter für Datenräume orientieren sich bei ihren Preismodellen an dem benötigten Cloud-Speicher. Einige Anbieter überraschen mit flexiblen Tarifen, die sich Monat für Monat modifizieren oder wechseln lassen. Somit ist es möglich, für ein spezifisches Projekt auf ein teures Preismodell umzusteigen, das den gewachsenen Ansprüchen gerecht werden kann.
Anzahl an Projekten und Nutzern
Die Anzahl und Größe der Projekte spielt bei den Planungen, welcher VDR der passende ist, ebenfalls eine zentrale Rolle. Hier sprechen wir nicht nur über den zuvor erwähnten Speicherplatz, sondern außerdem über die Anzahl an Administratoren und Nutzern, die sich auf der Plattform bewegen. Hier gibt es unter VDR-Anbietern große Unterschiede.
Zudem sollte darauf geachtet werden, in welchem Umfang einer Nutzerverwaltung möglich ist. Mithilfe einer Nutzerverwaltung lässt sich steuern, welche Personen auf der Plattform mit welchen Zugriffsrechten ausgestattet werden: Wer darf Dateien hoch- und herunterladen? Wer darf Änderungen vornehmen oder Signaturen setzen? Die meisten Anbieter für virtuelle Datenräume warten mit derlei Funktionen auf.
Sonstige Unterschiede
Auf der Website der Anbieter befinden sich alle wichtigen Informationen zu ihrem Datenraum. Neben den angesprochenen Punkten wie Größe des Projekts und Anzahl akn Features zeigen sich hier weitere Unterschiede. Beispielsweise haben wir Anbieter entdeckt, die nicht nur nach einer Maximalanzahl an Administratoren fragen, sondern auch eine Mindestanzahl erwarten. Das unterstreicht den Sachverhalt, dass vor dem Abschluss eines Abonnements ein klares Anforderungsprofil für den VDR aufgestellt werden sollte. Die gute Nachricht ist: Fast alle Anbieter verfügen über eine kostenlose Probeversion ihres Basistarifs. Hier kann der VDR (meistens über einen Zeitraum von einem Monat) ausgetestet werden, ohne ein langfristiges Abo abschließen zu müssen.
Wir haben außerdem festgestellt, dass sich die Berechnung der Preise vehement von Anbieter zu Anbieter unterscheiden kann. Manchmal sind diese v. a. an der Speichergröße oder der Nutzeranzahl gebunden. Oft erhalten Kunden Zugriff auf interessante Features nur dann, wenn sie sich einen teuren Tarif aussuchen. Auf manchen Websites wird zudem die Dauer des Projekts abgefragt. Darauf basierend wird dann der ideale Tarif kalkuliert. Weitere Unterschiede betreffen die Benutzeroberfläche des VDR und die Erreichbarkeit des Kundencenters.
Fazit
Die Auswahl des richtigen Anbieters ist nicht einfach. Das hat mit der Fülle an Optionen zu tun, die der Markt zu bieten hat. Gleichzeitig haben viele das Problem, nicht zu wissen, welche Anforderungen sie an einen virtuellen Datenraum stellen sollen. Es gilt, dies vorab zu klären und klar zu definieren. Erst auf Basis dieses Anforderungsprofils lässt sich der ideale VDR auswählen.
Unserer Erfahrung nach sollte die Entscheidung weniger von der objektiven Qualität eines Anbieters abhängig sein. Vielmehr geht es darum, den für sich geeigneten Betreiber ausfindig zu machen. Wir haben versucht, im Laufe dieses Artikels eine Liste von relevanten Merkmalen zusammenzustellen.